Comment j'organise mes fichiers pour tout retrouver facilement

En 2015, j’ai passé plusieurs mois à digitaliser tous mes papiers. On parlait de onze classeurs fédéraux tout de même!

Alors que je commençais à scanner mes documents, j’ai fait face au problème de savoir comment ranger tout ça sans m’y perdre!

Je cherchais un système de classement numérique efficace pour mes documents scannés, à la fois minimaliste et universel, accessible sur n’importe quel appareil.

Le lecteur Eltharion m’a d’ailleurs posé la question:

Salut MP, peux-tu nous partager ton arborescence de dossiers stp? Je voudrais commencer à faire pareil, mais je manque de structure!

Voici donc comment je classe mes fichiers digitaux pour que tout reste clair, et rapide à retrouver en tout temps.

Ma philosophie de classement Mustachian

L’objectif de ma structure est simple:

• Minimaliste: le moins de dossiers possible, avec un maximum de logique pour s’y retrouver à chaque fois
• Simple: utilisation du système de dossiers et fichiers standards dans quelconque ordinateur ou smartphone (et donc, pas besoin d’un logiciel compliqué)

En gros, je veux pouvoir retrouver n’importe quel fichier en 10 secondes, depuis n’importe quel endroit sur la Terre (avec une connexion internet).

Mon arborescence de dossiers

Voici donc comment j’organise mes dossiers et fichiers digitaux:

_Finances
├── Comptes Suisse
├── Comptes US
└── VZ

_Immobilier
├── 1 - Suisse
│ ├── 1 - Immeubles
│ ├── 2 - Biens potentiels
│ ├── 3 - Notes RDV
│ ├── 4 - Calculateurs
│ └── 5 - Prêts P2P
└── 2 - Étranger

_Impôts
├── <un dossier par année>
├── 2023
├── 2024
└── 2025

_Sociétés
├── Société A
│ ├── 1 - Administration
│ ├── 2 - Banque
│ ├── 3 - Fiduciaire
│ ├── 4 - Impôts
│ └── 5 - Contrats
└── Société B

_MP
├── _Bulletins de salaire
├── 1er pilier
├── 2ème pilier
├── 3èmes piliers
├── Administration
├── Armée
├── Carte identité
├── CV et lettres de motivation
├── Diplômes
├── Office des poursuites
└── Passeport

_Mme MP
└── idem MP

Maison
├── _Hypothèque
├── Administration communale
├── Administration PPE
├── Chauffage
├── Documents fonciers
├── ECA
├── Electricité
├── Internet et téléphonie
├── Notaire
├── RC
└── Serafe

Assurance vie privée

Cartes de vœux

Enfants
├── _Enfant 1
│ ├── Carte d’identité
│ ├── Passeport
│ └── École
├── _Enfant 2
│ └── Idem enfant 1
├── Allocations familiales
└── Garde d’enfants

Factures diverses

Famille MP
└── Parents ou Fratrie
└── Aide lettre motivation

Famille Mme MP
└── idem Famille MP

Médical
├── Assurance maladie
├── Dossiers médicaux
└── Factures médicales

Voiture
├── Amendes
├── Assurance auto
├── Permis de circulation
├── Expertises
├── Factures
├── Permis de conduire
└── Taxe auto

Comme tu peux le voir, j’essaie de n’avoir que maximum 2-3 niveaux de profondeur. Et je nomme chaque dossier le plus simplement et le plus court, afin de m’y retrouver même sur mon natel où je n’ai pas beaucoup d’espace de lecteur en format portrait.

Mes règles de nommage de dossiers et fichiers

J’ai quelques astuces de nommage, autant pour les dossiers que les fichiers.

Le principe de base à comprendre d’abord: tout système de fichier classe les documents et fichiers par ordre alphabétique.

Les dossiers

• J’utilise le symbole “_” devant chaque dossier favori, afin qu’il soit situé en haut de la liste
• Si je veux avoir la main sur l’ordre de tous mes dossiers (comme pour l’immobilier ci-dessus), alors je préfixe chaque dossier par un numéro “1 - ABC”, “2 - DEF”, etc.)

Les fichiers

• J’écris d’abord la date en premier en inversé, pour que ça trie automatiquement mes fichiers par ordre alphabétique
• Ensuite j’indique l’émetteur de la facture
• Puis j’indique le type de document (facture, attestation, etc.)

Par exemple: 2025-03-28_smile_assurance_facture.pdf

Ou encore: 2025-10-12_banque_wir_attestation_fiscale.pdf

Le but final de ces techniques est de trier automatiquement tous les dossiers par ordre alphabétique ET les fichiers par ordre chronologique.

Autres conventions

Comme tu peux le voir ci-dessous, j’utilise des underscores à la place des espaces.

J’essaie aussi d’utiliser des noms courts autant que possible, pour des questions de lisibilité sur ordinateur et smartphone.

Bonus: pour tout ce qui est contrat ou fichier avec plusieurs révisions, je suffixe généralement les documents avec “_v1”, “v2”, ou encore “_final” afin de m’y retrouver.

Outils pour archiver mes fichiers

Je te remets ici les outils utilisés pour la digitalisation de nos archives:

• Stockage cloud: iCloud d’Apple
• Sauvegardes: iCloud d’Apple (avant: on utilisait Dropbox, mais on a optimisé nos abonnements en regroupant toute la famille chez Apple)
• Scan: application mobile “Adobe Scan” (avant: “Scannable” d’Evernote, mais leur app est devenue payante)

Checklists Mustachian pour garder le système clean

Courrier papier

Mon mantra: Scan → Classe → Déchire.

• Scanne chaque document reçu dès que possible (ou stocke-le dans ton bac à courrier si tu n’as pas le temps)
• Classe le PDF dans le bon dossier iCloud (avec la bonne nomenclature)
• Déchire et recycle la version papier (sauf les rares documents originaux à garder)

Documents digitaux

Mon mantra: Télécharge → Classe → Archive.

• Télécharge immédiatement toute facture ou attestation reçue par email
• Classe le fichier dans le bon dossier iCloud
• Archive (ou supprime) l’email original

Rappels mensuels

• Vérifier que le bac à courrier papier est vide
• Vérifier que la boîte mail ne contient plus de documents non scannés

FAQ archives électroniques

Pourquoi ne pas utiliser un NAS et économiser sur les sauvegardes?

Je pourrais utiliser un NAS (comme Synology), afin de gérer moi-même mes sauvegardes. J’économiserais un beau billet bleu à minima par année, et je serais plus souverain.

C’est ce que je faisais par le passé. Mais ça restait toujours un souci de quelque chose à maintenir. Et quid si la maison prenait feu ou qu’on se faisait cambrioler. Il fallait alors penser à la sauvegarde de la sauvegarde…

J’en ai pris marre un jour, et j’ai décidé de tout migrer sur le cloud pour ne plus jamais craindre de perdre une sauvegarde de nos fichiers, ou pire encore des photos de nos enfants.

Pourquoi ne pas utiliser un système OCR?

Une question qui revient, et que je me pose moi-même, est d’utiliser un système OCR (pour “Optical Character Recognition”) afin de ne plus avoir à nommer et trier mes dossiers et fichiers.

iCloud ne propose pas encore cette fonctionnalité. Ça viendra sûrement un jour.

Mais, même si j’utilisais Google Drive (qui propose une recherche OCR par défaut), je voudrais quand même garder un système ultra simple, local et pérenne, sans dépendre d’un service tiers ni d’un abonnement (si cette fonctionnalité devenait payante une fois).
Mon objectif: que tout reste lisible et accessible sur n’importe quel appareil, aujourd’hui ou dans 10 ans.

Mais si le geek qui est en toi connaît une solution novatrice qui pourrait m’aider, n’hésite pas à me la partager via les commentaires ci-dessous!

Conclusion: à toi de mettre de l’ordre dans ta vie digitale!

Au final, ce système de classement digital m’a fait gagner un temps fou et une vraie sérénité.

Je n’ai plus peur de perdre un document, ni besoin de fouiller dans des piles de papier, et tout est accessible instantanément depuis n’importe où dans le monde. Mme MP apprécie vraiment ça aussi!

C’est minimaliste, efficace, et surtout durable: un vrai mindset Mustachian appliqué au digital.

Mais chacun a ses habitudes et ses astuces! Si tu as un système différent, une idée d’amélioration, ou une solution technique plus maligne, partage-la dans les commentaires ci-dessous.
Je mettrai volontiers à jour cet article avec les meilleures suggestions d’organisation numérique.

Pourquoi je passe de la stratégie Bogleheads au...