3 pièges à éviter lorsque vous digitalisez tous vos papiers

Nous avons commencé le processus de digitalisation de tous nos papiers il y a plus d'un an. Je me rappelle être devant les onze classeurs, en me demandant par lequel je devrais commencer. Ca me paraissait comme une tâche sans fin à l'époque.

Nous avons passé la ligne d'arrivée il y a quelques mois, enfin.

Ca aurait pu être plus rapide si j'avais connu ces astuces stratégiques à l'époque.
J'ai perdu beaucoup de temps. Ce qui a altéré ma motivation. Et par conséquence m'a fait ralentir. Un cercle vicieux.

Rétrospectivement, j'ai identifié trois pièges à éviter qui pourrait aider quiconque à atteindre la digitalisation de tous ses papiers en 90% moins de temps qu'il ne m'a fallu.

Trois pièges à éviter lorsque vous digitalisez tous vos papiers

1/ Faites-en un sprint, pas un marathon
Avec quelques milliers de feuilles à scanner, j'ai d'abord essayé de mettre en place l'habitude de "5 documents scannés par matin".
Cela a fonctionné pendant quelques jours, puis les rappels du calendrier ont commencé à s'empiler dans ma boîte de réception.
Instinctivement, j'attendais le week-end pour les traiter tous à la fois.
Il m'a fallu quelques mois - et un week-end sans rien de prévu - jusqu'à ce que je passe deux jours d'affilé à tout scanner.
Pour une tâche aussi ennuyeuse, ponctuelle qui plus est, faites-en un sprint. Pas un marathon.
Mon erreur était de considérer ça comme une habitude potentielle. Mais les habitudes sont faites pour rester. Pas cette tâche de numérisation.

2/ Groupez les tâches par lot, pas par processus
Mon processus de numérisation de mes papiers est le suivant :

  • A/ Prenez une photo avec Scannable d'Evernote
  • B/ Choisissez le dossier Dropbox où vous voulez l'enregistrer
  • C/ Nommez le fichier
  • D/ Enregistrez

Ma première tentative d'habitude matinale était de répéter ce processus 5 fois.

Quand je me suis rendu compte que ça me prendrait des années, j'ai trouvé le moyen de me duper moi-même en utilisant mon aversion pour le désordre comme motivation.
J'ai grouper la numérisation par tâche : d'abord, numériser tous les fichiers (étape A) et les stocker dans un seul dossier, avec le nom donné par défaut par Scannable. Chaque fois que je devrais trouver un document, il faudrait que j'ouvre mon Mac, et que je regarde chaque fichier jusqu'à que je retrouve le bon. Cela me rendrait dingue ; et c'était l'objectif.
Mon deuxième lot de tâches était de renommer tous les fichiers correctement (étape C).
Le dernier lot était de mettre les documents scannés dans leur dossier (étape B).

Mon erreur a été de ne pas tirer parti des processus d'industrialisation qu'Henry Ford et d'autres ont identifiés il y a plusieurs décennies. Rappelez-vous : lorsque vous êtes coincé sur une tâche, il y a 99.9% de chances que quelqu'un d'autre dans le monde ait déjà fait face au même problème et qu'il ait écrit à propos de sa solution !

3/ Mais qu'en est-il des contrats importants ?
À un moment donné, j'étais bloqué psychologiquement avec un classeur contenant l'acte de vente de notre appartement et notre contrat hypothécaire. Je savais qu'il fallait les scanner mais je ne pouvais pas imaginer jeter ces documents importants.
Cela signifiait-il que je n'arriverais jamais à avoir tous mes papiers digitalisés au final ?
Il y avait aussi nos diplômes officiels, nos contrats de travail en cours, et d'autres encore. Tous dans différents classeurs.
Cette peur de ne jamais atteindre le statut du "tout digital" est restée jusqu'à ce que je la surpasse avec une solution en deux étapes :

  • A/ Dédiez un classeur pour les documents "À conserver" tels ceux qui sont officiels et que vous ne pouvez pas ravoir facilement - voire pas du tout
  • B/ Attribuez-vous le badge du "Tout numérique" quoi qu'il arrive, car ce qui compte le plus, c'est que vous ne conserviez que les 1% de documents nécessaires, et que vous vous débarrassiez des 99% inutiles — bienvenue dans le monde du Minimalisme !

Maintenant nous sommes libres !

C'est tellement génial d'avoir tous ses papiers digitalisés, et tellement pratique aussi. Maintenant, j'ai tout avec moi, partout, à n'importe quel moment.
Vous avez cette dame du service de l'administration au téléphone qui vous demande une facture d'électricité comme preuve de résidence ? Vingt secondes plus tard, elle obtient un lien Dropbox dans sa boîte mail. C'est ce que j'appelle de la technologie utile !

Plus de sueurs froides non plus telle "Qu'est-ce qui se passe si ma maison brûle". Je ne m'en inquiète plus. Nous avons des sauvegardes.

Enfin, et pas des moindres : ce sentiment de désencombrement que vous ressentez avec chaque nouveau courrier (postal) que vous recevez. Prenons l'exemple d'une facture pour avoir le cas le plus complet :

  • 1/ Ouvrez l'enveloppe - que vous jettez
  • 2/ Payer la facture en moins de trente secondes grâce à votre application mobile e-banking
  • 3/ Écrivez la date de paiement dessus (c'est juste pour vous éviter de devoir plonger dans l'historique de vos transactions bancaires au cas où vous devriez la connaître un jour)
  • 4/ Scannez-la
  • 5/ Nommez le fichier
  • 6/ Choisissez le dossier où l'enregistrer
  • 7/ Enregistrez-le
  • 8/ Déchirez la facture
  • 9/ Mettez-la dans le bac de recyclage
  • 10/ Profitez de ce sentiment de légèreté !

Vous devez expérimenter cette liberté, vraiment. De plus, c'est un état beaucoup plus rapide à atteindre que l'IFRA donc vous n'avez aucune excuse !

Alors, vous commencez quand ?


Note : pour ceux qui suivent le blog MP depuis le début, vous aurez remarqué qu'il y a un mensonge dans cet article : tous mes papiers ne sont pas tous digitalisés... En effet, il existe encore cette grande boîte IKEA avec toutes nos cartes postales et nos invitations de mariage/anniversaire/etc. Et aussi une autre qui contient les recettes de ma femme, mais j'ai abandonné cette boîte.
Quoi qu'il en soit, je ne pouvais pas imaginer ne pas partager cet important pas en avant dans ma vie de minimaliste. Donc on dira plutôt que...tous mes papiers administratifs sont digitalisés !


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