Im Jahr 2015 habe ich mehrere Monate damit verbracht, alle meine Papiere zu digitalisieren. Das waren immerhin elf Bundesordner!
Als ich anfing, meine Dokumente zu scannen, stand ich vor dem Problem, wie ich das alles unterbringen sollte, ohne den Überblick zu verlieren!
Ich suchte nach einem effizienten digitalen Ablagesystem für meine gescannten Dokumente, das sowohl minimalistisch als auch universell ist und auf jedem Gerät zugänglich ist.
Der Leser Eltharion hat mir diese Frage gestellt:
Hallo MP, kannst du uns bitte deine Ordnerstruktur mitteilen? Ich würde gerne damit anfangen, aber mir fehlt die Struktur!
So ordne ich meine digitalen Dateien, damit alles übersichtlich bleibt und jederzeit schnell zu finden ist.
Meine Mustachian-Ordner-Philosophie
Das Ziel meiner Struktur ist einfach:
- Minimalistisch: so wenig Ordner wie möglich, mit einem Maximum an Logik, um sich immer wieder zurechtzufinden
- Einfach: das Standard-Ordner- und Dateisystem jedes Computers oder Smartphones zu verwenden (und somit keine komplizierte Software zu benötigen)
Im Grunde will ich jede Datei innerhalb von 10 Sekunden von jedem Ort der Erde (mit Internetverbindung) aus finden können.
Dieses digitale Organisationssystem bringt mir echte Klarheit im Kopf und die Gewissheit, dass kein Dokument jemals verloren gehen wird. Das Beste ist der Alltag: Wenn die Kinderärztin mich um einen medizinischen Nachweis bittet oder der Banker erwartet, dass ich ihm ein Dokument "innerhalb einer Woche" schicke, kann ich es sofort vor Ort ausdrucken!
Meine Ordnerstruktur
So organisiere ich meine Ordner und digitalen Dateien:
_Finanzen
├── Schweizer Konten
├── US-Konten
└── VZ
_Immobilien
├── 1 - Schweiz
│ ├── 1 - Mietobjekte
│ ├── 2 - Mögliche Immobilien
│ ├── 3 - Notizen zum Termin
│ ├── 4 - Rechner
│ └── 5 - P2P-Kredite
└── 2 - Ausland
_Steuern
├──
├── 2023
├── 2024
└── 2025
_Unternehmen
├── Unternehmen A
│ ├── 1 - Verwaltung
│ ├── 2 - Bank
│ ├── 3 - Treuhänder
│ ├── 4 - Steuern
│ └── 5 - Verträge
└── Unternehmen B
_MP
├── _Lohnabrechnungen
├── 1. Säule
├── 2. Säule
├── 3. Säule
├── Administration
├── Armee
├── Personalausweis
├── CV und Bewerbungsschreiben
├── Diplome
├── Betreibungsamt
└── Reisepass
_Mme MP
└── Genau wie MP
Haus
├── _Hypothek
├── Gemeindeverwaltung
├── Verwaltung von Stockwerkeigentum
├── Heizung
├── Grundstücksdokumente
├── GV
├── Strom
├── Internet und Telefonie
├── Notar
├── Haftpflichtversicherung
└── Serafe
Haftpflichtversicherung
Grusskarten
Kinder
├── _Kind 1
│ ├── Personalausweis
│ ├── Reisepass
│ └── Schule
├── _Kind 2
│ └── Genau wie Kind 1
├── Familienbeihilfen
└── Kinderbetreuung
Verschiedene Rechnungen
Familie MP
└── Eltern oder Geschwister
└── Hilfe bei Motivationsschreiben
Familie Frau MP
└── Genau wie Familie MP
Medizin
├── Krankenversicherung
├── Krankenakten
└── Medizinische Rechnungen
Auto
├── Bussgelder
├── Kfz-Versicherung
├── Fahrzeugzulassung
├── Kfz-Gutachten
├── Rechnungen
├── Führerschein
└── Kfz-Steuer
Anmerkung: Ich habe jede Datei direkt in meinem Artikel vom Französischen ins Deutsche übersetzt, daher ist die alphabetische Reihenfolge (die im Französischen stimmt) hier nicht beibehalten worden, was ganz normal ist.
Wie du sehen kannst, versuche ich, nur maximal 2-3 Ebenen tief zu sein. Und ich benenne jeden Ordner so einfach und kurz wie möglich, damit ich mich auch auf meinem Natel zurechtfinde, wo ich im Hochformat nicht viel Platz zum Lesen habe.
Meine Regeln für die Benennung von Ordnern und Dateien
Ich habe ein paar Tipps zur Namensgebung, sowohl für Ordner als auch für Dateien.
Das Grundprinzip, das du zuerst verstehen musst: Jedes Dateisystem ordnet Dokumente und Dateien in alphabetischer Reihenfolge an.
Ordner
- Ich benutze das Symbol “_” vor jedem Favoritenordner, damit er ganz oben in der Liste steht
- Wenn ich die Reihenfolge aller meiner Ordner selbst in der Hand haben will (wie bei den Immobilien oben), dann stelle ich jedem Ordner eine Nummer voran “1 - ABC”, “2 - DEF”, usw.)
Die Dateien
- Ich schreibe zuerst das Datum in umgekehrter Reihenfolge, damit es automatisch meine Dateien alphabetisch sortiert
- Dann gebe ich den Rechnungssteller an
- Dann gebe ich die Art des Dokuments an (Rechnung, Bescheinigung usw.)
Zum Beispiel: 2025-03-28_smile_versicherung_rechnung.pdf
Oder: 2025-10-12_bank_wir_steuerbescheinigung.pdf
Das Endziel dieser Techniken ist es, alle Ordner automatisch alphabetisch UND alle Dateien chronologisch zu sortieren.
Andere Konventionen
Wie du unten sehen kannst, verwende ich Unterscores anstelle von Leerzeichen.
Ich versuche auch, so oft wie möglich kurze Namen zu verwenden, um die Lesbarkeit auf Computern und Smartphones zu gewährleisten.
Bonus: Bei Verträgen oder Dateien mit mehreren Revisionen füge ich normalerweise “_v1”, “v2” oder “_final” hinzu, um mich zurechtzufinden.
Tools zum Archivieren meiner Dateien
Ich gebe dir hier die Tools, die wir für die Digitalisierung unserer Archive verwendet haben:
- Cloud-Speicher: Apple iCloud
- Backups: Apple iCloud (früher haben wir Dropbox benutzt, aber wir haben unsere Abonnements optimiert, indem wir die ganze Familie bei Apple zusammengefasst haben)
- Scannen: mobile App “Adobe Scan” (früher: “Scannable” von Evernote, aber die App ist jetzt kostenpflichtig)
Mustachian Checklisten, um das System sauber zu halten
Papierpost
Mein Mantra: Scan → Klasse → Zerreissen.
- Scanne jedes Dokument, das du erhältst, so schnell wie möglich (oder leg ihn in deinen Briefkasten, wenn du keine Zeit hast)
- Sortiere das PDF in den richtigen iCloud-Ordner (mit der richtigen Nomenklatur)
- Verschreddere und recycle die Papierversion (ausser bei seltenen Originaldokumenten, die du aufbewahren musst)
Digitale Dokumente
Mein Mantra: Hochladen → Ablage → Archiv.
- Lade sofort jede Rechnung oder Bescheinigung herunter, die du per E-Mail erhalten hast
- Sortiert die Datei in den richtigen iCloud-Ordner
- Archiviert (oder löscht) die ursprüngliche E-Mail
Monatliche Mahnungen
- Überprüfe, ob der Briefkasten leer ist
- Überprüfe, dass die Mailbox keine nicht gescannten Dokumente mehr enthält
FAQ Elektronische Archive
Warum nicht ein NAS verwenden und bei den Backups sparen?
Ich könnte ein NAS (wie Synology) verwenden, um meine Backups selbst zu verwalten. Ich würde mindestens einen blauen Schein pro Jahr sparen, und ich wäre souveräner.
So habe ich es in der Vergangenheit gemacht. Aber es blieb immer eine Sorge um etwas, das ich aufrechterhalten musste. Und was ist, wenn das Haus Feuer fängt oder eingebrochen wird. Dann musste man an die Sicherung der Sicherung denken …
Eines Tages hatte ich genug davon und beschloss, alles in die Cloud zu verlagern, damit ich nie wieder Angst haben musste, eine Sicherung unserer Dateien oder, noch schlimmer, die Fotos unserer Kinder zu verlieren.
Warum nicht ein OCR-System verwenden?
Eine Frage, die immer wieder auftaucht und die ich mir auch selbst stelle, ist, ob ich nicht ein OCR-System (für “Optical Character Recognition”) verwenden sollte, damit ich meine Ordner und Dateien nicht mehr benennen und sortieren muss.
iCloud bietet diese Funktion noch nicht an. Das wird wahrscheinlich eines Tages kommen.
Aber selbst wenn ich Google Drive verwenden würde (das standardmässig eine OCR-Suche anbietet), möchte ich trotzdem ein sehr einfaches, lokales und dauerhaftes System behalten, ohne von einem Drittanbieter-Dienst oder einem Abonnement abhängig zu sein (falls diese Funktion jemals kostenpflichtig wird).
Mein Ziel ist es, dass alles auf jedem Gerät lesbar und zugänglich ist, heute oder in 10 Jahren.
Wenn der Geek in dir eine innovative Lösung kennt, die mir helfen könnte, kannst du sie mir gerne in den Kommentaren unten mitteilen!
Fazit: Bring dein digitales Leben auf Vordermann!
Alles in allem hat mir dieses digitale Ablagesystem viel Zeit und Ruhe gespart.
Ich habe keine Angst mehr, ein Dokument zu verlieren, muss mich nicht mehr durch Papierstapel wühlen und kann von überall auf der Welt sofort auf alles zugreifen. Frau MP weiss das auch zu schätzen!
Es ist minimalistisch, effizient und vor allem nachhaltig: ein echtes Mustachian Mindset, das auf die digitale Welt angewandt wird.
Aber jeder hat seine eigenen Gewohnheiten und Tricks! Wenn du ein anderes System, eine Idee zur Verbesserung oder eine clevere technische Lösung hast, teile sie bitte in den Kommentaren unten mit.
Ich werde diesen Artikel gerne mit den besten Vorschlägen für die digitale Organisation aktualisieren.
