Unsere Reise dahin, papierlos zu werden begann vor mehr als einem Jahr. Ich kann mich daran erinnern, wie ich vor elf Ordnern stand und mich fragte, mit welchem ich anfangen soll. Es fühlte sich damals wie eine niemals endende Aufgabe an.
Wir haben vor einigen Monaten endlich die Ziellinie überquert.
Es hätte schneller gehen können, wenn ich damals über diese Strategietipps Bescheid gewusst hätte.
Ich habe viel Zeit verloren. Was meine Motivation verändert hat. Was mich wiederum dazu brachte, langsamer zu werden. Teufelskreis.
Rückblickend identifizierte ich drei Fallstricke, deren Vermeidung jedem helfen könnte, den papierlosen Status in 90% weniger Zeit zu erreichen, als es mich kostete.
Drei Fallstricke, die du auf dem Weg zur Papierlosigkeit vermeiden solltest
1/ Mach einen Sprint draus, keinen Marathon
Bei einigen Tausenden von zu scannenden Blättern versuchte ich zuerst, die Gewohnheit “Jeden Morgen 5 Dokumente scannen” aufzubauen.
Es funktionierte ein paar Tage und dann begannen sich die Kalendererinnerungen in meinem Posteingang zu stapeln.
Ich habe einige Monate gebraucht – und ein Wochenende ohne Pläne – bis ich zwei Tage hintereinander damit verbracht habe, alles zu scannen.
Wenn du eine so langweilige Aufgabe vor dir hast, besonders, wenn es nur einmalige Angelegenheit ist, mach einen Sprint draus. Keinen Marathon.
Mein Fehler war, es als potentielle Gewohnheit zu betrachten. Aber Gewohnheiten sind dazu da, zu bleiben. Dieses To-do nicht.
2/ Verarbeite Stapel pro Aufgaben, nicht pro Prozess
Mein Prozess zur Digitalisierung von Papier ist:
- A/ Ein Bild mit Scannable von Evernote machen
- B/ Den Dropbox-Ordner wählen, in dem du es ablegen möchtest
- C/ Der Datei einen Namen geben
- D/ Speichern
Mein erster Versuch, es mir zur Gewohnheit zu machen, war ein Stapel aus 5 Mal diesem Prozess.
Als mir klar wurde, dass es ewig dauern würde, fand ich einen Weg, mich selbst auszutricksen: meine Abneigung gegen Unordnung als Motivator nutzen.
Ich habe den Scanvorgang pro Aufgabe gestapelt: Zuerst alle Dateien scannen (Schritt A) und in einem einzigen Ordner mit dem Standardnamen Scannable speichern. Jedes Mal, wenn ich ein Dokument finden musste, musste ich meinen Mac öffnen und jede Datei durchgehen, um das Dokument zu finden. Das würde mich verrückt machen; und das war das Ziel.
Meine zweiter Aufgabenstapel bestand darin, alle Dateien ordentlich umzubenennen (Schritt C).
Der letzte Stapel war, die Scans in ihrem Ordner abzulegen (Schritt B).
Mein Fehler hier war, die Industrialisierungsprozesse, die Henry Ford und andere vor einigen Jahrzehnten identifiziert haben, nicht zu nutzen. Du erinnerst dich: Wenn du bei irgendeiner Aufgabe feststeckst – vergiss nicht, dass die Wahrscheinlichkeit, dass jemand anders auf der Welt bereits dasselbe Problem hatte, bei 99,9% liegt und dass er über seine Lösung geschrieben hat!
3/ Aber was ist mit wichtigen Verträgen?
Irgendwann steckte ich mit einem Ordner fest, der unsere Hausvertragserklärung und einen Hypothekenvertrag enthielt. Ich wusste, dass ich sie scannen musste, aber ich konnte mir nicht vorstellen, so wichtige Dokumente wegzuwerfen.
Würde das bedeuten, dass ich doch niemals papierlos werden würde?!
Es gab auch offizielle Diplome, aktuelle Arbeitsverträge und einiges mehr. Alles in verschiedenen Ordnern.
Diese Angst, den Status papierlos nie zu erreichen, blieb bestehen, bis ich sie mit einer zweistufigen Lösung überwand:
- A/ Widme eine Mappe den “muss man aufheben”-Dokumenten, z. B. die offiziellen, die du nicht so leicht wiederbekommen kannst
- B/ Gewähre dir trotzdem das “papierlos”-Abzeichen, denn am wichtigsten ist, dass du nur die erforderlichen 1% deiner Dokumente aufbewahrst und die nutzlosen 99% wegwirfst – willkommen in der Welt des Minimalismus!
Jetzt sind wir frei!
Es fühlt sich so toll an, papierlos zu sein, so praktisch. Jetzt habe ich alles immer und überall bei mir.
Du hast diese Verwaltungsservice-Dame am Telefon, die dich als Aufenthaltsnachweis nach einer Stromrechnung fragt? Zwanzig Sekunden später hat sie einen Dropbox-Link in ihrer Mailbox. Das nenne ich praktische Technologie!
Keine Angst mehr wie “was ist, wenn mein Haus brennt”. Interessiert mich nicht mehr. Wir haben Backups.
Zu guter Letzt: Dieses aufgeräumte Gefühl, das du mit jeder neuen Briefpost bekommst. Nehmen wir an, es ist eine Rechnung, um die vollständigste Anwendung zu haben:
- 1/ Öffne den Umschlag – den du wegwirfst
- 2/ Bezahl die Rechnung in weniger als dreissig Sekunden dank deiner fantastischen E-Banking-Mobil-App
- 3/ Schreib das Zahlungsdatum darauf (um zu vermeiden, dass du deine Bankauszüge durchsehen musst, falls du es eines Tages wissen musst)
- 4/ Scanne sie
- 5/ Benenne sie
- 6/ Wähl den Ordner zum Aufbewahren
- 7/ Speichern
- 8/ Rechnung zerreissen
- 9/ Wirf sie in die Recyclingtonne
- 10/ Geniess diesen leichteren Geisteszustand!
Du musst diese Freiheit wirklich ausprobieren. Ausserdem ist es wesentlich schneller zu erreichen als FIRE (“Financial Independence, Retire Early”, zu Deutsch: “Finanzielle Unabhängigkeit, Frühzeitiger Ruhestand”), du hast also keine Entschuldigung!
Also, wann fängst du an?
Hinweis: Wenn du zu den frühen MP-Lesern gehörst, hast du bemerkt, dass dieser Post eine Lüge enthält: Ich bin nicht völlig papierlos… Tatsächlich gibt es immer noch diese eine grosse IKEA-Box mit all unseren Postkarten und unserer Hochzeits-/ Geburtstags-/etc. Einladungen. Und auch Rezepte meiner Frau, aber bei Letzteren habe ich aufgegeben.
Wie auch immer, ich könnte mir nicht vorstellen, diesen wichtigen Schritt des Minimalismus nicht mit euch zu teilen. Nennen wir mich also… administrativ papierlos!
